Online számla: lehetőség vagy kötelezettség?

Kevés olyan vállalkozás van ma Magyarországon, aki ne hallott volna a 2020. július 1-től életbe lépő új szabályozásról, miszerint az eddig 100 000 Ft feletti adótartalmú számlajelentési kötelezettség helyett immár az összes adóalanynak kiállított számlát jelenteni kell a NAV irányába.

Nyilván ennek az új kötelezettségnek részletes szabályozása van, valamint vannak egyedi esetek, amiről a vonatkozó jogszabály részletesen rendelkezik, így részletes leírást most nem teszünk közzé. Természetesen ügyfeleinket végigvezetjük az átállás folyamatában, de ha valakinek további információra van szüksége, esetleg kérdéses, hogy neki szükséges-e, állunk minden érdeklődő rendelkezésére.

Ez a cikk, most egy kicsit másról szól, mint amit eddig a sajtóban, közösségi médiában olvasni lehetett a témában, azaz nem egy új kötelezettségről, nem a jogszabályi megfelelésekről, hanem a benne rejlő lehetőségekről szól. Mert igen, amennyire nehéz elhagyni a kézi számlatömböt, annyi (vagy még több) kényelmi funkciót kapnak az adóalanyok a szabályozás bevezetésével.

Mit ad az új online számla?

Információt! Tudom elsőre elcsépeltnek és semmimondónak tűnik, ezért nézzük meg a napi gyakorlatot. A vállalkozás szállítóitól számlát kap, a vevőinek pedig számlát állít ki. A kettő közötti összeg pedig, ha a nyereséget pontosan nem is, de az adott időszak ÁFA egyenlegét nagy valószínűséggel megmutatja. Mit tett eddig a vállalkozó, hogy ehhez az információhoz hozzájusson? (mármint az a vállalkozó, aki nem velünk könyveltet)

  • Kezébe vette az összes kapott és kiállított számláját, összeadta azok ÁFA tartalmát, majd megnézte az egyenleget (persze ennél szofisztikáltabb, hogy mi helyezhető levonásba és mi nem, az érintettek nagy valószínűséggel tisztában vannak a rájuk vonatkozó szabályokkal),
  • Vagy megvárta, ameddig a könyvelő lekönyveli az előző hónapot, és jó eséllyel a 20-i határidő előtt megkapta, hogy mennyit kell fizetnie.

Mint láthatjuk, egy vállalkozónak vagy sokat kell dolgoznia az információért, vagy későn kapja meg, amikor már nincs ráhatása, vagy a könyvelését velünk kell végeztetnie.

Mi fog változni?

Mivel az összes kapott számlát a kiállítója köteles jelenteni a NAV felé, ezért minden számláról rendelkezésre áll az adat. Szerencsére a NAV nem állt meg itt, hanem az adózók felé ezt az információt továbbítja. Ennek következtében minden adózó le tudja kérni, hogy milyen számlákat állítottak ki a részére, azoknak mekkora az adótartalma, illetve összegyűjtve látható a vevők részére kiállított számlák és azok adótartalma, és nem utolsó sorban azok egyenlege. Mint egy alap pénzügyi nyilvántartás, annak viszont jó.

Milyen haszon származik az új rendszerből?

Ügyfeleink továbbra is a megszokott módon, az ügyfélportálunkon vagy a kihelyezett ERP rendszeren keresztül láthatják pénzügyi nyilvántartásukat, viszont júliustól sokkal gyakrabban frissülnek az adatok, történik meg a könyvelés, illetve amint a fejlesztéseink elkészülnek, szinte a számla kiállításával egyidejűleg meg fog jelenni a kimutatásban. Természetesen a számlák kiegyenlítésének a státusza, illetve az utalások előkészítése ezután is a megszokott rend szerint fog működni.

Ezen felül 2 további lehetőség van az információk elérésére.

  1. A NAV online számla weboldala, amin keresztül minden kimenő és bejövő számla adata elérhető: https://onlineszamla.nav.gov.hu/
  2. A NAV mobilapplikációja, amit volt szerencsénk a napokban kipróbálni, és azt kell mondanom, hogy mindenkinek jó szívvel ajánlani tudjuk.

A mobilapplikáció számunkra leginkább szimpatikus funkciói a teljesség igénye nélkül:

  • Biometrikus azonosítással nagyon gyors belépés (ujjlenyomat, FaceID)
  • Ingyenes számlázó
  • Vevő adatainak automatikus kitöltése adószám alapján
  • Szállítók által kiállított számlák megjelenítése
  • Számla statisztika
  • Termékek előzetes feltöltése (sajnos importálni nem lehet)

Ha valakinek fontos a mobilitás a számlázásai során, de nincs szükség a fizetős számlázók által nyújtott többletszolgáltatásokra, teljes mértékben ajánlani tudjuk ezt a megoldást.

Részletes leírás a NAV online számla mobilapplikációról:

De hogyan adjam oda az ügyfélnek a számlát?

A mobiltelefonról történő számlázás során 2 féle módon történhet a számla átadása az ügyfél részére.

  1. Lehetőség van elektronikus számlát elkészíteni, ami továbbítható az ügyfél e-mail címére
  2. Ugyanúgy ki lehet nyomtatni a kiállított számlát, mint bármely számlázó programból, mindössze egy erre alkalmas nyomtató szükséges hozzá (a mai irodákban jórészt ilyen nyomtatók találhatóak)

És annak sem kell lemondania a számla nyomtatásának lehetőségéről, akik nem az irodában, hanem épp az autóban, az építkezésen vagy épp az erdő közepén szeretnének számlát nyomtatni.

Kaphatóak ugyanis mobil hőpapíros nyomtatók, melyet a papír számlatömb helyett magunknál tartva elvégezhetjük a kiállított számla nyomtatását, illetve ezzel egy időben külön beavatkozás nélkül eleget is tettünk törvényi kötelezettségünknek, és számla lejelentése automatikusan meg is történt.

Nemrégen ajánlottak számunkra egy mobilnyomtatót, amivel a számla nyomtatását mobiltelefonunkról el lehet végezni:

A jól kialakított számlázási folyamatnak gyorsnak, pontosnak és törvényesnek kell lennie, ezért amennyiben számlázási folyamatával kapcsolatban kérdései merültek fel keressenek bennünket bizalommal, tanácsadásunk során megtaláljuk Önnek a leghatékonyabb módszert.

Online számlázás regisztrációjában, ha segítségre van szükség, szintén kereshetnek bennünket, a tapasztalatunkból kifolyólag gyorsan el tudjuk végezni, és már használatba is veheti a választott számlázó programját. Akik maguk szeretnék elvégezni a regisztrációt, ők az alábbi videóban találnak hozzá segítséget:

Ha fentiekkel kapcsolatban bármilyen kérdése felmerül bátran keressen minket elérhetőségeinken, megtaláljuk az Ön számára a legjobb megoldást.